Prema Odluci o odabiru korisnika i dodjeli sredstava Fonda za sufinanciranje razvoja pametnih i održivih rješenja i usluga, općini Stari Mikanovci isporučen je programski paket Digitalna arhiva i ePisarnica s pripadajućom opremom.
DIGArhiva aplikacija specijalizirana je za brzo prebacivanje analogne arhivske građe u digitalni oblik. Omogućava korisnicima elektroničko/digitalno arhiviranje dokumenata. Aplikacija koristi najmodernije algoritme za vrlo brzo skeniranje dokumenata i prepoznavanje teksta sa skeniranih dokumenata.
Prednosti korištenja Digitalne arhive su velike:
- U svega par klikova moguće je pretražiti kompletnu arhivsku građu.
Pretražuje se bilo koja informacija pomoću ključnih riječi - Digitalno zaprimanje/skeniranje dokumenata uvelike smanjuje vrijeme
arhiviranja - Aplikacija podržava višestruki sloj zaštite za pristup dokumentima.
- Aplikacija svakodnevno izrađuje „back up/sigurnosnu kopiju“ kompletne
arhive te se podaci čuvaju istovremeno ne nekoliko lokacija. U slučaju
brisanja/gubitka podataka, nekakve havarije (strujnog udara, požara, …)
podaci su uvijek na sigurnom te u vrlom kratkom vremenu se mogu vratiti u pogon.
U sklopu projekta arhivirano je između 20 i 30 tisuća dokumenata, odnosno cijela općinska arhiva od 1996. godine.
Osim arhiviranja dokumenata, tu je i programski paket za uredsko poslovanje. ePisarnica je programsko rješenje za digitalno urudžbiranje dokumenata. Budući da je sa 1. siječnjem stupila na snagu nova odredba o Uredskom poslovanju, ova aplikacija stigla je pravo vrijeme. Digitalizacijom poslovanja uvelike se ubrzava rad i komunikacija službenika čime se postiže efikasan i transparentan rad u općini.